Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft 365 (im Folgenden „M365“) sowie über die Ihnen zustehenden Rechte.

1. Wer ist verantwortlich für den Datenschutz?

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Nutzung von M365 Diensten steht, ist der Sportverein Empor Erfurt e.V., Wartburgstraße 92, 99094 Erfurt, E-Mail: info@svemporerfurt.de.

2. Wie erreichen Sie unseren Datenschutzbeauftragten?

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter folgender E-Mail: info@svemporerfurt.de.

3. Welche Daten verarbeiten wir und woher kommen diese?

Im Rahmen der Nutzung von M365 werden, je nach Verwendungszweck sowie Ihrer Beziehung zum Sportverein Empor Erfurt e.V. (Mitglied, Trainer, Dienstleister etc.), unterschiedliche personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet. Insbesondere können dies sein:

Inhalts- und Kommunikationsdaten

• Namen (Vornamen, Nachname, Geburtsname, Titel);
• Profilbilder, die Sie uns übermittelt haben;
• Geschäftliche Adress- und Kontaktdaten (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, E-Mail-Adresse, Telefonnummer);
• Organisatorische Angaben (Abteilung, Beschreibung der Position, Titel der Position – intern / extern – etc.)
• Kontaktdaten (wie z. B. E-Mail-Daten, Telefondaten oder Chat-Nachrichten);
• Kalenderdaten sowie Termindaten;
• Metadaten (z. B. Dateiinformationen, System-Identifikatoren und -Passwörter, Protokolldaten und Logfiles, IP-Adresse etc.);
• Daten Ihrer Person im Rahmen von technischen Back-Ups.

Telemetrie- und Diagnosedaten

Alle Daten, die Microsoft in Protokolldateien über das Verhalten einzelner Nutzer und seiner Dienste speichert. Microsoft verwendet diese Daten, um in M365 Probleme zu finden und zu beheben, Bedrohungen zu identifizieren und die Nutzerer-fahrung zu verbessern. Diese Daten enthalten keine Angaben zum Namen oder der E-Mail-Adresse der Nutzer und auch keine Angaben zu dem Inhalt von Dateien oder Informationen zu Apps, die nicht mit M365 in Zusammenhang stehen. Alle Telemetrie- und Diagnosedaten, die Microsoft während der Nutzung von M365 Diensten sammelt, werden pseudonymisiert.

Hinweis:
Hinsichtlich der Datenverarbeitung bei der Nutzung des M365 Dienstes Microsoft Teams wird auf die gesonderten „Datenschutzhinweise für Microsoft Teams“ verwiesen.

4. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Verarbeitung von Inhaltsdaten

Hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Inhaltsdaten im Rahmen der Nutzung der eingesetzten M365 Dienste, dient diese der Organisation und Zusammenarbeit der Mitarbeiter, der zentralen Speicherung von Unternehmensinformationen, der Automatisierung und Effizienzsteigerung von Unternehmensprozessen, der IT-Sicherheit und Administration von Berechtigungen, sowie der Verbesserung von Kontakten. In der Unternehmenspraxis sind vor allem die folgenden Verarbeitungszwecke bedeutsam:

a) Aufgrund Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO1)
Wenn und soweit Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten erteilt haben, ist die jeweilige Einwilligung Rechtsgrundlage für die dort genannte Verarbeitung. Dies betrifft z. B. den Erhalt elektronischer Kundeninformationen. Sie können Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

b) Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Ihre Daten werden zur Anbahnung oder Durchführung unserer Verträge mit Ihnen oder unserer Vertragspartner verarbeitet,
d. h. beispielsweise zur Erbringung unserer Dienstleistungen. Die konkreten Zwecke der Datenverarbeitung richten sich im Einzelnen nach den jeweiligen Service- und Produktbeschreibungen und den dazugehörigen Vertragsunterlagen.

c) Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Wir unterliegen verschiedenen gesetzlichen Verpflichtungen, die eine Datenverarbeitung nach sich ziehen. Hierzu zählen z. B. Steuergesetze, sowie die gesetzliche Buchführung, die Erfüllung von Anfragen und Anforderungen von nationalen oder ausländischen Aufsichts- oder Strafverfolgungsbehörden, sowie die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten.

d) Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Ihre Daten können außerdem auf Grundlage einer Interessenabwägung zur Wahrung der berechtigten Interessen von uns oder Dritten verwendet werden. Dies erfolgt z. B. zum Zweck der Weiterentwicklung von Dienstleistungen oder Systemen und Produkten von uns, der Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs, der Werbung, Markt- und Meinungsforschung, der Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, der Verhinderung und Aufklärung von Straftaten sowie des Risikomanagements und der Betrugsvorbeugung.

e) Zu Zwecken des Beschäftigungsverhältnisses (Art. 88 DSGVO i. V. m. § 27 ThürDSG)
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der Sportverein Empor Erfurt e.V. verarbeitet werden, erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage des § 27 ThürDSG (Thüringer Datenschutzgesetz), wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung erforderlich ist. Die konkreten Zwecke der Datenverarbeitung richten sich im Einzelnen nach den jeweiligen Arbeitsverträgen. Für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erfolgt die Verarbeitung auch teilweise auf der Grundlage von Kollektivvereinbarungen.

Sofern besondere Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeitet werden, gelten die Legitimationsgrundlagen aus Art. 9 Abs. 2 DSGVO entsprechend.

Verarbeitung von Telemetrie- und Diagnosedaten

Die Telemetrie- und Diagnosedaten können über die eingesetzten M365 Dienste für Sicherheits- und Compliance-Zwecke genutzt werden, z. B. um Sicherheitsvorfälle zu erkennen und abzuschwächen und um den Zugriff auf personenbezogene Daten zu kontrollieren, die über den Online-Cloud-Speicher verarbeitet werden. Die Nutzung des Cloud-Speichers ermöglicht es Organisationen, einen zuverlässigen Dienst anzubieten, der von mehreren Standorten aus zugänglich ist. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Microsoft finden Sie in den unter Ziffer 5. verlinkten Datenschutzhinweisen von Microsoft.

5. An wen geben wir die Daten weiter?

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Nutzung von M365 Diensten verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern diese Daten nicht ausdrücklich zur Weitergabe bestimmt sind. Eine Weitergabe Ihrer Daten durch uns erfolgt innerhalb des Sportverein Empor Erfurt e.V. nur an die Abteilungen, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen.

Der Anbieter von M365 (Microsoft) erhält notwendigerweise Kenntnis von den o. g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Vertragsverhältnisses mit Microsoft vorgesehen ist. Weitere Informationen zum Datenschutz von Microsoft erhalten sie hier:
https://privacy.microsoft.com/…
https://www.microsoft.com/de-d…

6. Übermitteln wir Daten in Drittländer?

Im Rahmen der Nutzung von M365 werden personenbezogene Daten an die europäischen Rechenzentren der Microsoft Ireland Operations, Ltd. übermittelt und dort gespeichert. Jedoch ist ein Zugriff von Personen aus einem Drittland nicht auszuschließen, da der Support auch von Microsoft Mitarbeitern erfolgen kann, die nicht in der europäischen Union ihren Sitz haben. Der Sportverein Empor Erfurt e.V. beachtet dabei die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 bis 50 DSGVO. Die hierzu notwendigen Verträge wurden mit Microsoft abgeschlossen. Soweit eine Übermittlung in Drittstaaten technisch und organisatorisch eingeschränkt werden kann, hat der Sportverein Empor Erfurt e.V. entsprechende Maßnahmen getroffen.

7. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur solange, wie dies für die Erbringung der damit verbundenen vertraglichen Leistungen erforderlich ist. Hiervon umfasst ist neben der Dauer der eigentlichen Geschäftsbeziehung auch die Datenverarbeitung im Rahmen der Anbahnung und Abwicklung von Verträgen. Daneben unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus steuerrechtlichen Vorschriften (Abgabenordnung – AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen i. d. R. sechs (6) bis zehn (10) Jahre. Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) i. d. R. drei (3) Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig (30) Jahre betragen können.

Weitere Informationen hinsichtlich der Aufbewahrungsdauer der von Microsoft verarbeiteten Daten erhalten Sie hier:
https://learn.microsoft.com/de…

8. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten?

Sie müssen im Rahmen der Nutzung von M365 Diensten nur die personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Erfüllung der jeweiligen Zwecke (siehe Ziffer 4.) erforderlich sind. Um dem Grundsatz der Datenminimierung nachzukommen, wird der Sportverein Empor Erfurt e.V. bestimmte M365-Funktionen vorab deaktivieren, sofern dies aus datenschutzrechtlicher Sicht notwendig und aus technischer und organisatorischer Sicht möglich ist.

9. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?

Im Rahmen der Nutzung von M365 Diensten nutzen wir grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO.

10. Inwieweit nutzen wir Ihre Daten für die Profilbildung?

Wir verarbeiten Ihre Daten nicht automatisiert mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (sog. „Profiling“ gemäß Art. 4 Nr. 4 DSGVO).

11. Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Sie haben unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, jederzeit eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten verarbeiten und das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO, § 21 ThürDSG) über diese personenbezogenen Daten. Daneben steht Ihnen das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO, § 23 ThürDSG) und Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 DSGVO, § 22 ThürDSG) zu, sowie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) der personenbezogenen Daten einzulegen bzw. die Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit zu widerrufen oder die Datenübertragung (Art. 20 DSGVO) zu fordern. Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich im Falle von Datenschutzverletzungen bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO, § 8 ThürDSG).